KI-Belegerfassung
Die OrderAI-Plattform liest Bestellungen, Angebote, Leistungsverzeichnisse, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen aus Mail, PDF und Excel. Was eindeutig ist, läuft durch. Was nicht eindeutig ist, landet vorgeprüft und mit Begründung bei einem Menschen.
Ausgangslage
Verkauf
Einkauf
Buchhaltung
Das Produkt
Ein Arbeitsvorrat für alle Belegarten: Bestellung, Angebot, Leistungsverzeichnis, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung.
Alle Vorgänge mit Belegart, Status, Positionen und Termin. Filter nach Belegart und Abteilung.
Was sicher zugeordnet ist, ist abgeschlossen. In der Prüfung steht nur, was offen ist, jeweils mit Grund: Kunde nicht zugeordnet, Artikel mehrdeutig.
Erkannter Beleg links, Original-PDF und Mail daneben.
Für eine offene Position schlägt OrderAI Kandidaten aus den Stammdaten vor. Ein Klick, und die Wahl wird gelernt.
Jeder Vorgang erklärt sich selbst: warum er in der Prüfung liegt, welche Schritte liefen, was sie geändert haben.
Im Beispiel: 10 Schritte in 4,8 Sekunden, Grund „Artikel mehrdeutig“.
Welche Anreicherungs- und Prüfbausteine laufen, in welcher Reihenfolge: jederzeit offen einsehbar.
Die Konfiguration pflegt Pulsar, jede Änderung ist im Audit-Protokoll nachvollziehbar.
Ansichten aus dem Echtsystem, Kundendaten unkenntlich gemacht. Klick auf das Bild öffnet es in voller Größe.
So arbeitet OrderAI
01
Postfächer über Microsoft 365 oder IMAP. Anhänge als PDF, Bild, Excel, auch Scans.
02
Belegart erkennen. Kopf und Positionen auslesen, jede mit Bewertung der Sicherheit.
03
Kunde, Lieferant und Artikel gegen das ERP: über Nummer, Bezeichnung oder Kundenartikelnummer.
04
Regeln für Vollständigkeit und Abweichungen. Unsicheres geht mit Begründung in die Prüfung.
05
Je Belegart das passende Zielobjekt im ERP, Dokument ins DMS, Protokoll zu jedem Vorgang.
Jede Korrektur durch Mitarbeitende wird als Zuordnung gespeichert, zum Beispiel als Kundenartikelnummer. Die nächste Bestellung mit derselben Angabe läuft durch.
Funktionen
Acht Bereiche vom Posteingang bis zum Betrieb. Der größte Teil ist nach der Installation aktiv.
ERP-Integration
OrderAI sitzt zwischen Ihren Postfächern und Ihrem ERP. Die gängigen Systeme sind bereits angebunden, von SAP über Microsoft Dynamics bis proALPHA und abas.
Eingang
Eigene Instanz
OrderAI
Mit Ihren Stammdaten, Kundenartikelnummern und Regeln.
Ihre Systeme
| Stammdaten lesen | Artikel, Kunden, Lieferanten | Standard |
|---|---|---|
| Kundenauftrag anlegen | ohne Doppelanlage, mit Protokoll | Projekt |
| Offene Bestellungen lesen | für den AB-Abgleich | Projekt |
| AB-Daten zurückschreiben | AB-Nummer, Termin, Preise | Projekt |
| DMS-Ablage | eine PDF je Vorgang | Projekt |
ERP-Systeme
Eingang
Übergabe
Betrieb
Warum OrderAI
Die KI liest, Stammdaten und Regeln entscheiden. Pipeline und Protokoll sind jederzeit einsehbar.
Verkauf, Einkauf und Buchhaltung: Alle sechs Belegarten laufen über dieselbe Instanz.
On-Premise im eigenen Haus oder Cloud auf deutschen Servern. Das Sprachmodell ist wählbar.
Zwei Wochen an Ihren echten Belegen, ohne Vertrag und ohne Kosten. Danach entscheiden Sie.
Pulsar Technologies ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert.
Lernen aus Korrekturen
01 · Kunde schreibt
Eigene Artikelnummer oder eigene Bezeichnung statt der Artikelnummer im ERP.
02 · Mitarbeiter korrigiert
Im Prüfmodus wählt der Innendienst den richtigen Artikel. Protokolliert.
03 · System merkt sich
Als Kundenartikelnummer oder Synonym für diesen Kunden.
04 · Läuft durch
Die nächste Bestellung mit derselben Angabe braucht keinen Eingriff.
Start im Prüfmodus. Mit jeder Korrektur laufen mehr Vorgänge ohne Eingriff durch. Eine Regressionsprüfung gegen ein Referenzset stellt sicher, dass Bewährtes stabil bleibt.
Shop und OrderAI
Online-Shop
Der Auftrag entsteht strukturiert im Shop.
Postfach + OrderAI
Mail, PDF oder Excel: OrderAI macht daraus den Auftrag. Für diese Kunden ändert sich nichts.
ERP
Egal über welchen Kanal er kam, mit denselben Stammdaten und ohne Doppelanlage.
Im Einsatz
Wie Tyczka Energy die Auftragserfassung mit KI automatisiert, lesen Sie im Case bei Pulsar.
Einführung
Woche 0
20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
Woche 1–2
Ergebnis je Beleg an den eigenen Fällen. Kein Vertrag, keine Kosten.
Woche 3
Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
Woche 6–8
Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Soft Launch im Prüfmodus, dann Go-live.
Fragen
Angebunden sind unter anderem SAP S/4HANA, SAP ERP, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV und AX, proALPHA, abas, Infor, Sage und Oracle NetSuite. Weitere Systeme werden per API, XML, CSV oder EDI angeschlossen.
Nein. Wer per Mail, PDF oder Excel bestellt, kann das weiter tun. OrderAI liest die Postfächer lesend aus, die Mails bleiben unverändert.
Der Vorgang geht mit Begründung in die Prüfung. Mitarbeitende sehen den erkannten Beleg neben dem Original, korrigieren und geben frei. Die Korrektur wird gelernt.
Nein. Die KI liest den Beleg aus. Ob ein Vorgang durchläuft, entscheiden Ihre Stammdaten und nachvollziehbare Prüfregeln. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Entweder On-Premise in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz. Pulsar ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen. Nach der Entscheidung folgen rund 8 Projekttage je Prozess, dann der Soft Launch im Prüfmodus und der Go-live.
Nichts. Sie stellen 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export bereit, wir zeigen das Ergebnis je Beleg. Ohne Vertrag.
Nächster Schritt
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.